Ayuda y Guía | Portal de Gastos para Proveedores – Rocky Point Beach Rentals
Portal de Gastos para Proveedores

Cómo usar el portal

Todo lo que necesitas para enviar tus facturas, recibos y fotos — y que te paguen sin andar persiguiendo a nadie.

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Abrir el portal

Un solo enlace, en cualquier celular o computadora. Sin app, sin contraseña.

  1. Abre el enlace que te envió Rocky Point Beach Rentals. Funciona en cualquier navegador — Safari, Chrome o el navegador que se abre dentro de WhatsApp.
  2. Elige tu idioma en la primera pantalla: Español o English. Escoge el que se te haga más fácil.
  3. Empieza arriba con Resort y Propiedad. La lista de propiedades solo se abre después de elegir el resort, así que selecciona primero el resort.
  4. Llena el resto del formulario, marca la casilla donde confirmas que los montos son correctos y presiona Submit Expense — Enviar gasto.
  5. Recibirás una confirmación con tu número de referencia. Guárdalo — es lo que identifica tu envío.
Empieza siempre desde el enlace original. Cada visita genera un número de referencia nuevo. Si usas una página vieja que dejaste guardada, ciérrala y vuelve a abrir el enlace para que tu envío se registre correctamente.
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Guárdalo en tu celular

Agrega el portal a tu pantalla de inicio para que se abra como una app — un toque, sin buscar entre los mensajes.

iPhone (Safari)

  1. Abre el enlace en Safari.
  2. Toca el botón Compartir abajo (el cuadrito con la flecha hacia arriba).
  3. Baja y toca Agregar a inicio.
  4. Ponle de nombre Gastos y toca Agregar.

Android (Chrome)

  1. Abre el enlace en Chrome.
  2. Toca los tres puntos en la esquina superior derecha.
  3. Toca Agregar a pantalla principal.
  4. Ponle de nombre Gastos y toca Agregar.
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Qué va en cada campo

Campo por campo, en el mismo orden en que los ves en el formulario.

Sección 1 — Selecciona la propiedad

Resort Obligatorio
El resort, condominio o zona donde se hizo el trabajo. Al elegirlo se llena la lista de propiedades de abajo.
Propiedad Obligatorio
La casa o el condominio exacto. Si el gasto cubre más de una propiedad, envía un formulario por cada una para que cada propiedad se cobre correctamente.
Elige primero el resort y la propiedad, luego llena el resto. Esto es lo que le dice a la oficina a qué propietario pertenece el gasto.

Sección 2 — Datos del proveedor

Nombre Obligatorio
Tu nombre, el mismo que usas en tus facturas, para que los pagos coincidan con tus registros.
Apellido Obligatorio
Tu apellido, tal como aparece en tus facturas.
Empresa
Solo si trabajas con un nombre comercial. Déjalo vacío si trabajas por tu cuenta.
Correo electrónico Obligatorio
Ahí se envía tu confirmación y tu número de referencia. Escríbelo con cuidado — un error de dedo significa que nunca recibirás la confirmación.

Sección 3 — Detalles del gasto

Tipo de gasto Obligatorio
Elige la categoría que mejor corresponda — plomería, alberca, limpieza, materiales, etcétera. Si ninguna aplica, escoge la más parecida y explícalo en el siguiente campo.
¿Qué hiciste o qué compraste? Obligatorio
Una descripción corta y clara. "Cambié el motor de la bomba de la alberca y limpié el filtro" está perfecto. Evita respuestas de una sola palabra como "reparación" — retrasan la aprobación.

Sección 4 — Montos

Moneda Obligatorio
USD o MXN — la moneda en la que realmente está escrita la factura o el recibo.
Monto antes de impuestos Obligatorio
El subtotal, antes de agregar el IVA.
Impuesto (IVA) Obligatorio
El monto del IVA. Si este gasto no lleva impuesto, escribe 0.
Total Obligatorio
El monto final — subtotal más IVA. Tiene que coincidir con el total impreso en tu documento.
Escribe solo números, sin símbolo de moneda: 1250.00, no $1,250.00 MXN. Si los totales no coinciden con tu documento, el envío se te regresa para corrección y el pago se retrasa.

Sección 5 — Documentos

Factura (máx. 1) Obligatorio
Tu factura o cotización por el trabajo — un solo archivo. Una foto clara está bien, siempre que el total y la fecha se lean.
Factura fiscal con QR (máx. 1)
La factura fiscal, si la tienes. Ve la sección 4 más abajo. Un solo archivo.
Recibos de tienda (máx. 3)
Recibos de los materiales o insumos que compraste para el trabajo — ferretería, tienda de albercas, pintura.
Fotos de antes y después (máx. 4)
Fotos del trabajo terminado. Te protegen: comprueban que el trabajo se hizo y evitan preguntas después.
  • Toma las fotos con buena luz, con el documento plano sobre una mesa y completo dentro del cuadro.
  • Funciona igual en PDF o en foto. Un documento por archivo.
  • Espera a que termine de subir cada archivo antes de presionar Enviar — con señal lenta puede tardar unos segundos.

Antes de enviar

  • Marca la casilla: Confirmo que los montos y la información de arriba son correctos. El formulario no se envía sin eso.
  • Revisa que el Total coincida con tu documento y que la propiedad sea la correcta.
  • Luego presiona Submit Expense — Enviar gasto una sola vez y espera la pantalla de confirmación.
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Qué es una factura fiscal y por qué importa

La diferencia entre un recibo y una factura fiscal oficial.

  • Una factura fiscal (CFDI) es el comprobante oficial emitido a través del sistema del SAT. Tiene código QR, un folio fiscal largo y el RFC de ambas partes.
  • Una nota, un ticket o un recibo escrito a mano no es una factura fiscal. De todos modos sirve — súbelo en Factura o en Recibos de tienda — pero no es el mismo documento.
  • Las facturas permiten que los propietarios deduzcan el gasto correctamente. Por eso se piden, y por eso los proveedores que las emiten son más fáciles de contratar a largo plazo.
¿No tienes factura? Envía tu gasto de todas formas. Sube tu factura o recibo normal y deja vacío el campo del QR — tu gasto se va a procesar igual. Si después puedes emitirla, manda un envío nuevo con la factura adjunta y menciona tu número de referencia original.
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Si te equivocas

No se rompió nada y no se perdió nada. Así se corrige.

Ya presionaste Enviar

  1. Vuelve a abrir el enlace original para empezar un envío nuevo.
  2. Llena el formulario con la información correcta.
  3. En ¿Qué hiciste o qué compraste?, empieza tu descripción con: CORRECCIÓN de la referencia [tu número anterior].
  4. Envía. La oficina va a reemplazar el registro anterior con este.

Si pasó otra cosa

  • La página se trabó o falló la subida del archivo: revisa tu señal, vuelve a abrir el enlace y envía de nuevo. Un duplicado es más fácil de arreglar que un gasto perdido.
  • La lista de propiedades sigue vacía o en gris: asegúrate de haber seleccionado primero un Resort. Si el resort es el correcto y aun así no aparece la propiedad, comunícate antes de enviar.
  • Tu propiedad no está en la lista: elige la más parecida y escribe el nombre correcto de la propiedad al inicio del campo de descripción.
  • Nunca te llegó la confirmación: revisa primero tu carpeta de correo no deseado y después comunícate — puede que tu correo se haya escrito mal.
Nunca envíes el mismo gasto dos veces a propósito para "asegurarte de que llegó" — los duplicados retrasan el pago de todos. Si tienes duda, pregunta primero.

¿Listo para enviar tu gasto?

Deja esta guía abierta en otra pestaña si la necesitas mientras llenas el formulario.

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¿Sigues atorado? Escríbenos al +52 638 123 4567 o al correo [email protected].